商务备忘录是一种非正式的商务文件、便条（通常私人不加签名，纸上端印有Memorandum或Memo字样），它普遍的用于办公事务中，指以书面形式来交换内部各种事务的一种方式。

　　Memo的内容有哪些？玛丽·葛菲（Mary Guffy）在她的《商业英语》一书中说，“备忘录用来解释政策、程序和指示；发布通知，提出信息和行动要求；答复要求。备忘录可以帮助人们提醒事物；可以对决定、电话交谈、会议提供书面记录。”

　　同一个机构中，同事之间交流很方便，为什么要花时间去写备忘录呢？杰克·洛明（Jack Romine）在《大学商务英语》一书中说，“在你走进办公室或拨一下电话就可以和同事们交流信息时，却要不厌其烦地写备忘录，这似乎是浪费时间，然而备忘录是书写者提供信息的书面记录；是接受者所要采取行动的书面提示。”

　　Memo的格式是怎样的？其格式一般较为固定，通常分为开头和正文两部分。开头包括To：（送交目标，即接受人）， From： （写备忘录者），Subject：（主题）和Date：（日期）。该四项顺序通常如上所示，但日期之一项可置于最前面，也可以置于Subject之前。

　　在一些较大的公司或机构中，备忘录纸笺上端通常印有公司和机构名称和Memorandum或Memo字样，并印有开头部分：To， From， Date和Subject，但在一些小单位里，可能不会有格式打印出来的备忘录纸笺。

　　在打印或书写时，通常有两种格式：一种是每一行均顶左边齐；另一种是每段的第一行往后缩一定距离。

　　正文后面通常没有签名，个别的也有签名。

　　Memo的长度应怎样？多丽思·惠伦（Doris Whalen）在《商业写作手册》一书中说，“备忘录在长度上应该是一页或不超过两页”。拉里·罗宾斯在《商业写作与言谈》一书中说，“备忘录的长度一页就够了，因为备忘录只包括事情的要点，其余部分可写成较长的报告。当然，备忘录的长度没有什么规定。”“如果你的备忘录很重要，尽量长一些，人们也会读下去”。